Normativa de las Conferencias de IBERAMIA
Resolución del Comité Ejecutivo de IBERAMIA sobre las Conferencias IBERAMIA
Las propuestas de organización de Conferencias IBERAMIA deberán dirigirse a la secretaría de IBERAMIA y deberán incluir las siguientes informaciones:
- Propuesta de sede:
- El responsable del comité de organizador y los miembros del equipo organizador, que asegure su viabilidad,
- El lugar de celebración de la conferencia La logística de la conferencia: salas, comidas, transportes, alojamiento, etc.
- Fechas aproximadas de celebración de la conferencia
- Otros detalles relevantes a la organización: Recursos inicialmente disponibles. Recursos necesarios, programa para acompañantes, atractivos turisticos
- Carta de apoyo institucional al equipo organizador
- Instituciones que apoyen al equipo organizador para celebrar la conferencia: Universidad, departamento, corporaciones locales, etc.
- Presupuesto económico de la conferencia donde se detallen las estimaciones:
- De los ingresos: Inscripciones y financiación externa institucional, empresas, etc.
- De los gastos: publicaciones, logística, difusión, etc.
Estructura, Organización y Desarrollo de la Conferencia
La organización de la conferencia de IBERAMIA corre a cargo de:
- Un Comité de Organización (CO), para las tareas propias de organización y desarrollo local de la conferencia.
- Un Comité de Programa (CP), para las tareas propias de llamada y selección de los trabajos científicos.
- Un delegado del Comité Ejecutivo (CE) de Iberamia, para las tareas propias de coordinación y transmisión de la experiencia de conferencias previas.
La sede de la Conferencia será aprobada por el CE de IBERAMIA.
La conferencia esta estructurada en:
- Workshops. La organización y desarrollo de los Workshops corresponderá a los comités específicos de los Workshops. Tendrán el apoyo logístico (locales y recursos materiales) del CO.
- Sesiones Temáticas, que agruparan los trabajos de una misma área.
- Las sesiones temáticas de la conferencia deberán en lo posible seguir la estructura definida en las actas de la conferencia.
- Los títulos, la estructura y los contenidos de cada sesión los define el CP, atendiendo las necesidades, restricciones de horario y salas de la conferencia indicadas por el CO.
- Cada sesión temática estará presidida por un investigador de reconocido prestigio (session chair), nominado de forma consensuada entre los presidentes del CP y del CO.
- Los trabajos enviados a la Conferencia deberán indicar a qué área se dirigen (aunque el CP podrá reasignarlos a otra área si tiene razones para ello).
- Los trabajos respetarán el formato indicado en la conferencia (particularmente, salvo otra indicación, deberán seguir deben seguir las normas de estilo de la editorial Springer, para las series Lecture Notes). También tendrán una longitud máxima.
- Sesiones Predoctorales (Doctoral Consortium, DC), o trabajos en desarrollo (Work in progress).
- Son trabajos predoctorales o claramente en proceso de desarrollo. Se presentarán en sesiones especiales durante la conferencia, a fin de propiciar un debate enriquecedor entre el doctorando y la audiencia.
- La extensión de estos trabajos estará limitada y serán recogidos en un libro de actas específico de la conferencia.
- Los trabajos en desarrollo podrían ser expuestos en forma de póster.
- Conferencias Plenarias. Habrá de 1 a 4 conferencias plenarias:
- Una conferencia, propuesta por el CE de Iberamia, que tendrá carácter de reconocimiento a la excelencia investigadora y/o dedicación al desarrollo de la Inteligencia Artificial de un miembro de la comunidad Iberoamericana de IA. Los gastos de viajes y estancias del conferenciante invitado correrá a cargo de Iberamia.
- Un máximo de tres conferencias , propuestas por la presidencia del CP o CO. Los gastos de viajes y estancias de estos conferenciantes invitados correrán a cargo del CO.
- Tutoriales
La conferencia se desarrollará preferentemente en la segunda o tercera semana de Noviembre, con una duración de 3 ó 4 días. Los Workshops asociados a la conferencia podrán desarrollarse en el día anterior al inicio o durante la propia conferencia.
Todos los trabajos para presentados en las sesiones temáticas deberán estar escritos en inglés. La presentación de los mismos y las conferencias invitadas serán en ingles. Los trabajos para las sesiones pre-doctorales pueden estar escritos en inglés, español o portugués .
Comité de Programa
- El Presidente del CP es elegido por el Comité Ejecutivo de IBERAMIA
- El CP es aprobado por el Comité Ejecutivo de IBERAMIA, a propuesta de su presidente
- Debe ser representativo de la comunidad Iberoamericana manteniendo un equilibrio entre grupos de distintos países
- El criterio orientativo que se ha aplicado para formar el Comité de Programa en pasadas ediciones han sido de 1/3 de miembros de la comunidad I.A. internacional y 2/3 de miembros de la comunidad I.A. Iberoamericana.
Comité de Organización
- Elaborará un presupuesto detallando : ingresos, gastos y balance. En el apartado de ingresos debe detallarse los ingresos por inscripciones y el resto de subvenciones.
- Asumirá los gastos de la organización de la reunión del Comité Ejecutivo durante la conferencia.
- Presentará un resumen preliminar de la situación del congreso durante la reunión del Comité
- Presentará el balance final de ingresos y gastos de la conferencia para su archivo en la secretaría de Iberamia